Cómo Upside ahorra más de 2.000 horas al mes y 1,2 M$ en tiempo perdido con Glean

Upside es una empresa tecnológica con sede en Washington DC. A medida que la compañía creció rápidamente, su conocimiento se dispersó entre un conjunto creciente de herramientas digitales: Google Drive, Slack, Jira, Confluence y otras. A pesar de contar con sólidas plataformas de colaboración, las encuestas internas contaban una historia diferente: la confianza de los empleados en su capacidad para encontrar lo que necesitaban para trabajar de forma eficiente iba disminuyendo.

La consecuencia práctica era la duplicación. Los empleados dedícaban tiempo a recrear documentos que ya existían en algún lugar del sistema, no por descuido, sino porque encontrar el trabajo existente era más lento que empezar de cero. Elizabeth Vaggelatos, responsable de gestión del conocimiento en Upside, describió el patrón con claridad: el espacio de trabajo de Google se había llenado de documentos recurrentes que eran todos más o menos similares, con personas reinventando constantemente la rueda. El problema no era la falta de documentación, sino la capacidad de encontrarla.

Upside realizó un piloto de Glean con un grupo de empleados antes de desplegarlo en toda la empresa en un solo mes. Glean se conectó a todas las herramientas existentes y ofreció búsqueda inteligente con conciencia de permisos en todas ellas desde una única interfaz. Los empleados ya no tenían que adivinar qué herramienta abrir primero: consultaban Glean y obtenían resultados relevantes extraídos de donde viviera la información. La adopción se extendió a todos los departamentos, de Ingeniería a Ventas, y la experiencia de incorporación mejoró notablemente al permitir a los nuevos empleados navegar por la base de conocimiento sin depender del conocimiento institucional de sus compañeros.

Los resultados fueron concretos. Los empleados de Upside ahorran ahora más de 2.000 horas al mes que de otro modo se destinarían a buscar información o recrear trabajo existente. El valor acumulado de ese tiempo recuperado supera 1,2 M$. La adopción en toda la empresa alcanzó el 92%, una cifra que refleja una utilidad sostenida y no un uso impuesto: los empleados eligieron seguir usando la herramienta porque funcionaba.

La experiencia de Upside ilustra un patrón común en empresas en rápido crecimiento: el problema no es la escasez de información, sino la dificultad para encontrarla. Glean resolvió esto haciendo que todas las fuentes de datos fueran igualmente consultables desde un solo lugar. Con un 92% de adopción y más de 2.000 horas ahorradas al mes, el cambio de comportamiento se ha vuelto autosostenible.