Cómo Bayer GBS usa UiPath para reducir los errores de compras en un 70%

Bayer GBS existe para hacer funcionar el conjunto de Bayer de forma más eficiente. Abarcando finanzas, recursos humanos, TI y aprovisionamiento en docenas de países, la división GBS gestiona un enorme volumen de trabajo transaccional que, si se realiza manualmente, consume recursos senior e introduce errores a escala. Solo en aprovisionamiento, los periodos pico como enero y noviembre generan 900 solicitudes de compra al día, cada una requiriendo validación, búsqueda de proveedor y entrada de datos en múltiples sistemas SAP.

Antes de la automatización, el personal de aprovisionamiento iniciaba sesión en SAP manualmente, validaba las solicitudes de compra según las normas de la empresa, buscaba códigos de proveedor a mano—a menudo contactando con quien había realizado la solicitud—y luego creaba la orden de compra desde cero. Aproximadamente el 30% de todas las solicitudes de compra no tenían ningún tipo de automatización, y el 36% de estas eran por importes inferiores a 5.000 €. Esto significaba que empleados de alto nivel dedícaban tiempo a transacciones de escaso valor sin ningún beneficio estratégico. Los errores eran frecuentes: los detalles de proveedores incorrectos y los precios erróneos generaban bucles de retrabajo que ralentizaban los ciclos de aprovisionamiento.

La solución que construyó el equipo de Meritxell Corbeto González coloca un robot de UiPath al inicio del flujo PR-a-PO. Cuando llega una solicitud de compra, el robot inicia sesión en SAP automáticamente, la valida según las reglas de cumplimiento, asigna los datos del proveedor y genera la orden de compra, todo sin intervención humana. La IA generativa gestiona las excepciones, como datos de proveedor faltantes o anomalías de precios, que anteriormente requerían resolución manual. Todo el proceso, desde la validación de la solicitud hasta la creación del pedido, es ahora autónomo y auditable.

El resultado más destacado es la reducción de errores. Los errores manuales cayeron un 70% y las discrepancias de proveedores y precios bajaron un 60%, dos categorías que anteriormente generaban más retrabajo y riesgo de cumplimiento. El tiempo de creación de órdenes de compra se redujo de 10 minutos a 3. Un equipo de ocho personas entregó la implementación completa en un año, con aprobación de pruebas de aceptación de usuarios por parte de expertos en la materia de todo el negocio.

Con la automatización consolidada en Brasil, Alemania y Estados Unidos, Bayer GBS ha diseñado un plan de expansión a 19 países adicionales en América del Sur, Europa, África y Asia. El próximo objetivo del equipo es reducir el tiempo de procesamiento a menos de un minuto por solicitud. Para una empresa con la escala y las obligaciones regulatorias de Bayer, los dividendos operativos y de cumplimiento de este tipo de automatización se multiplican rápidamente a medida que se despliega globalmente.