Cómo Saint-Gobain usa Celonis para ahorrar 240 semanas al año en auditorías internas

Saint-Gobain fabrica materiales desde 1665, cuando el rey Luis XIV de Francia fundó la compañía para producir espejos para el Palacio de Versalles. En tres siglos y medio, se convirtió en un gigante global: 170.000 empleados, operaciones en 75 países y más de 40.000 millones de euros en ventas anuales. Gestionar la auditoría interna a esa escala implica llevar a cabo unas 120 misiones al año, cada una de las cuales investiga el cumplimiento normativo, la conformidad y la exposición al riesgo en operaciones que abarcan desde el ámbito geopolítico hasta el comercial. Hubert Reichardt, vicepresidente de Auditoría, Riesgos y Control Interno, es el responsable de todas ellas.

Antes de Celonis, cada misión de auditoría duraba entre uno y dos meses. Un equipo de seis o siete auditores centrales llegaba a la entidad, pasaba entre cinco y siete semanas in situ e intentaba reconstruir la realidad de los procesos de compras y ventas a partir de la documentación en papel disponible. Los equipos auditados se resentían de la intrusión. «La gente se sentía un poco abrumada», explicó Reichardt. «Veían llegar a un equipo de seis o siete personas de auditoría central que se quedaba cinco, seis, siete semanas, y se quejaban de que era bastante perturbador para su negocio.» Más allá de la interrupción, el propio proceso tenía limitaciones inherentes: los auditores solo podían ver lo que estaba documentado, no lo que ocurría realmente en los sistemas ERP.

Conectar Celonis a los ERP de las entidades auditadas transformó de un día para otro la información disponible para el equipo de Reichardt. Los mapas de procesos generados a partir de datos de transacciones reales revelaron el flujo efectivo de la actividad de compras y ventas, lo que Celonis denomina «mapas de espagueti», exponiendo desviaciones, cuellos de botella e irregularidades que la documentación en papel nunca había aflorado. El efecto sobre los equipos auditados fue inmediato. «Después de ver el mapa y los datos, se vieron obligados a reconocer la realidad», afirmó Reichardt. «Los equipos estaban asombrados.» Para los auditores, las ventajas eran dos: exhaustividad, ya que el sistema examinaba cada transacción en lugar de una muestra, y objetividad, porque los hallazgos se basaban en datos del sistema en lugar de en reconstrucciones humanas.

El impacto operativo fue considerable. Al contar con puntos de partida basados en datos para cada auditoría, la duración total de las misiones se redujo entre una y dos semanas por encargo. A lo largo de 120 misiones anuales, eso suma 240 semanas ahorradas, el equivalente a seis empleados a tiempo completo liberados de la preparación de auditorías y la investigación manual. Reichardt señaló otra consecuencia: cuando un director de planta ve un informe respaldado por datos que muestra que los pagos tardíos a proveedores le costaron 50.000 euros en el ejercicio anterior, la conversación cambia. «Eso le habla», dijo.

El cambio de percepción ha sido tan significativo como la mejora en eficiencia. La auditoría interna, durante mucho tiempo vista dentro de Saint-Gobain como una función de «policía», se entiende ahora como un socio de negocio que llega con evidencias en lugar de interrogatorios. Reichardt considera este reposicionamiento como la base del futuro del programa: «Tenemos que mostrar cifras reales, datos reales y progresos reales, y eso es lo que va a ocurrir.» Saint-Gobain está evaluando ahora el uso ampliado del Sistema de Gestión de Ejecución de Celonis para la mejora continua de procesos y la identificación de oportunidades de ahorro en su red global de fabricación.