Cómo RMIT University usa la automatización con IA para devolver 60.000 horas al personal
RMIT University es una de las universidades más grandes y globalmente conectadas de Australia, con cientos de miles de estudiantes en campus en Melbourne, Vietnam, España e instituciones asociadas en todo el mundo. Ante un alto volumen de solicitudes de estudiantes internacionales y flujos de trabajo administrativos distribuidos en múltiples sistemas desconectados, el equipo de automatización de RMIT desplegó 27 soluciones usando la plataforma de Automation Anywhere, incluyendo cinco automatizaciones con IA. En tres años, RMIT devolvió a la institución más de 60.000 horas de personal, equivalente a 24 años de capacidad, mientras procesaba más de 20.000 solicitudes de estudiantes con mayor rapidez y precisión.
Impacto
60,000+
Horas de personal devueltas en total (3 años)
20,000+
Solicitudes de estudiantes procesadas mediante automatización
27
Soluciones de automatización desplegadas
5
Automatizaciones con IA en producción
7,000
Solicitudes internacionales preseleccionadas
3,000
Horas de evaluador devueltas en admisiones
80%
Reducción de correos electrónicos de seguimiento a estudiantes
Desafío
El equipo de admisiones internacionales de RMIT dedicaba un tiempo excesivo a la revisión manual de documentos, transferencias de datos entre múltiples sistemas y seguimientos a estudiantes por materiales faltantes: un proceso de alto consumo de recursos que no escalaba con el creciente volumen de matrículas internacionales.
Solución
RMIT desplegó 27 soluciones de automatización en la plataforma Automation 360 de Automation Anywhere, incluyendo clasificación de documentos con IA para admisiones que clasifica documentos automáticamente, valida datos, genera mensajes de seguimiento y presenta resúmenes de IA a los evaluadores, eliminando los pasos manuales más intensivos en tiempo.
Herramientas y tecnologías
Lo que dicen los líderes
“«Hemos entregado soluciones de automatización a todas las áreas de la universidad y, en los últimos tres años, nuestro panel en tiempo real muestra que hemos devuelto más de 60.000 horas, o 24 años, de capacidad de personal a la universidad.»”
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Historia completa
RMIT University opera a gran escala: cientos de miles de estudiantes, miles de personal administrativo y complejos procesos de admisión internacional que abarcan documentos, requisitos de cumplimiento y múltiples sistemas empresariales. Durante años, la universidad procesó las solicitudes internacionales en gran medida manualmente: el personal clasificaba documentos a mano, pedía información faltante a los solicitantes y transfería datos entre plataformas desconectadas. Cada ciclo de revisión consumía horas del tiempo de los evaluadores, y las tasas de error y los volúmenes de seguimiento reflejaban el desgaste de flujos de trabajo puramente manuales.
El equipo de Automatización de RMIT se construyó en torno a un modelo de corresponsabilidad, trabajando directamente con las unidades de negocio para identificar fricciones, diseñar soluciones conjuntamente y generar confianza institucional en la automatización. En lugar de centralizar la automatización en TI, el equipo se integró en admisiones, servicios al estudiante, recursos humanos y finanzas, tratando a los responsables de proceso como socios y no como receptores del cambio.
Para las admisiones internacionales, el caso de uso más complejo y de mayor volumen, el equipo desplegó un sistema de clasificación de documentos con IA generativa. La IA lee y categoriza los documentos de solicitud, valida los datos contra fuentes externas, genera automáticamente mensajes de seguimiento a los solicitantes con materiales faltantes y produce resúmenes generados por IA para ayudar a los evaluadores a revisar solicitudes más rápidamente. En todos los casos de uso, RMIT ejecuta ahora 27 soluciones de automatización en Automation 360, Control Room, Automation Workspace y Co-Pilot for Business de Automation Anywhere.
La automatización de admisiones preselecciona 7.000 solicitudes, devuelve 3.000 horas a los evaluadores y reduce los correos de seguimiento a estudiantes en un 80%, una mejora significativa en la experiencia del solicitante además de las ganancias de eficiencia. En toda la universidad, se han devuelto más de 60.000 horas de personal en tres años y más de 20.000 solicitudes de estudiantes se procesan a través de la automatización anualmente.
RMIT está evolucionando ahora hacia la Automatización de Procesos Agénticos, un modelo en el que agentes de IA adaptativos y multi-paso gestionan flujos de trabajo administrativos complejos de extremo a extremo. La universidad presentó este trabajo en la conferencia Imagine Australia 2025, señalando su posición como referente de la transformación impulsada por IA en la educación superior.
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