Cómo RMIT University usa la automatización con IA para devolver 60.000 horas al personal

RMIT University opera a gran escala: cientos de miles de estudiantes, miles de personal administrativo y complejos procesos de admisión internacional que abarcan documentos, requisitos de cumplimiento y múltiples sistemas empresariales. Durante años, la universidad procesó las solicitudes internacionales en gran medida manualmente: el personal clasificaba documentos a mano, pedía información faltante a los solicitantes y transfería datos entre plataformas desconectadas. Cada ciclo de revisión consumía horas del tiempo de los evaluadores, y las tasas de error y los volúmenes de seguimiento reflejaban el desgaste de flujos de trabajo puramente manuales.

El equipo de Automatización de RMIT se construyó en torno a un modelo de corresponsabilidad, trabajando directamente con las unidades de negocio para identificar fricciones, diseñar soluciones conjuntamente y generar confianza institucional en la automatización. En lugar de centralizar la automatización en TI, el equipo se integró en admisiones, servicios al estudiante, recursos humanos y finanzas, tratando a los responsables de proceso como socios y no como receptores del cambio.

Para las admisiones internacionales, el caso de uso más complejo y de mayor volumen, el equipo desplegó un sistema de clasificación de documentos con IA generativa. La IA lee y categoriza los documentos de solicitud, valida los datos contra fuentes externas, genera automáticamente mensajes de seguimiento a los solicitantes con materiales faltantes y produce resúmenes generados por IA para ayudar a los evaluadores a revisar solicitudes más rápidamente. En todos los casos de uso, RMIT ejecuta ahora 27 soluciones de automatización en Automation 360, Control Room, Automation Workspace y Co-Pilot for Business de Automation Anywhere.

La automatización de admisiones preselecciona 7.000 solicitudes, devuelve 3.000 horas a los evaluadores y reduce los correos de seguimiento a estudiantes en un 80%, una mejora significativa en la experiencia del solicitante además de las ganancias de eficiencia. En toda la universidad, se han devuelto más de 60.000 horas de personal en tres años y más de 20.000 solicitudes de estudiantes se procesan a través de la automatización anualmente.

RMIT está evolucionando ahora hacia la Automatización de Procesos Agénticos, un modelo en el que agentes de IA adaptativos y multi-paso gestionan flujos de trabajo administrativos complejos de extremo a extremo. La universidad presentó este trabajo en la conferencia Imagine Australia 2025, señalando su posición como referente de la transformación impulsada por IA en la educación superior.