Cómo Docusign Usa Elasticsearch para Potenciar la Gestión de Acuerdos con IA Generativa
Docusign, la plataforma de Gestión Inteligente de Acuerdos (IAM) que sirve a 1,6 millones de clientes y más de 1.000 millones de usuarios en 180 países, construyó su repositorio Navigator impulsado por IA sobre Elasticsearch para indexar y buscar miles de millones de acuerdos en tiempo real. El despliegue permite a los clientes encontrar documentos específicos en menos de un minuto, tareas que anteriormente llevaban horas, mientras gestiona millones de nuevos acuerdos que se añaden a la plataforma cada día.
Impacto
Under 1 minute
Tiempo de recuperación de documentos
Millions per day
Volumen diario de acuerdos gestionado
Desafío
Docusign necesitaba una infraestructura de búsqueda capaz de indexar y consultar miles de millones de acuerdos en tiempo real mientras construyó su plataforma de Gestión Inteligente de Acuerdos impulsada por IA, con clientes que anteriormente pasaban horas buscando en sistemas desconectados para localizar un único documento.
Solución
Elasticsearch fue desplegado como la base de indexación y búsqueda del repositorio Docusign Navigator, ejecutándose en Microsoft Azure, habilitando la recuperación de documentos en lenguaje natural, información de acuerdos impulsada por IA e identificación proactiva de renovaciones en miles de millones de acuerdos de clientes.
Herramientas y tecnologías
Lo que dicen los líderes
“Elasticsearch es la única solución capaz de gestionar miles de millones de nuevos acuerdos cada día mientras permite a Docusign ofrecer los beneficios de la IA generativa a sus clientes.”
“Imagina a un equipo legal recibiendo una solicitud a las 9 PM para encontrar un acuerdo específico con un proveedor. Tradicionalmente, esto podía llevar horas. Con Navigator y Elasticsearch, ahora lleva menos de un minuto, mejorando drásticamente la eficiencia.”
“La IA generativa está revolucionando cada parte del proceso de acuerdos. Con Elasticsearch, somos capaces de convertir esta disrupcón en valor empresarial y ventaja competitiva para nuestros clientes.”
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Historia completa
Docusign procesa un volumen extraordinario de datos de acuerdos en su base de clientes de 1,6 millones de organizaciones. Antes de su plataforma IAM impulsada por IA, los usuarios buscaban habitualmente en sistemas desconectados —Google Drive, SharePoint, archivos de correo electrónico— para localizar un único acuerdo. Para un profesional de compras verificando si existía un NDA o confirmando términos de cumplimiento, esto podía significar horas de búsqueda manual en múltiples plataformas y leer documentos enteros para extraer una única cláusula relevante.
La brecha operativa era estructural. A medida que Docusign expandía su oferta más allá de la firma electrónica hacia la gestión completa del ciclo de vida de acuerdos, la empresa necesitaba una base de búsqueda capaz de manejar miles de millones de documentos a escala de producción mientras permitía a la IA extraer información específica del contenido. Ninguna base de datos de propósito general podía indexar y consultar a ese volumen con el rendimiento que exige la gestión de acuerdos. La solución necesitaba manejar la comprensión semántica, no solo la coincidencia de palabras clave.
Docusign construyó su repositorio Navigator sobre Elasticsearch, ejecutándose en Microsoft Azure. Elasticsearch indexa cada acuerdo almacenado en la plataforma, permitiendo a los usuarios hacer preguntas en lenguaje natural —“Encuentra todos los acuerdos con cláusulas de rescisión”— y recibir resultados instantáneos y contextualmente relevantes con contenido resaltado y contexto circundante. La plataforma Elastic también impulsa funciones proactivas: a medida que se acercan las fechas de renovación, el sistema identifica y notifica automáticamente a los clientes sobre próximos vencimientos, incluyendo la detección de servicios de proveedores no utilizados que los clientes están pagando pero que ya no usan.
Los resultados operativos son directos. Los clientes que antes pasaban horas localizando un único acuerdo bajo presión de plazo a las 9 PM ahora pueden recuperarlo en menos de un minuto. Los equipos legales y de compras de Docusign pueden completar tareas de investigación que antes llevaban horas en cuestiones de segundos. Financieramente, la identificación proactiva de renovaciones de Navigator ayuda a los clientes a evitar el desperdicio en contratos no utilizados y a capturar ahorros en servicios que han olvidado que están pagando.
Docusign está expandiendo activamente la capa de IA construida sobre Elasticsearch. El equipo de Hiral Shah está explorando la búsqueda semántica con la base de datos vectorial de Elasticsearch y las capacidades de RAG para habilitar flujos de trabajo de preguntas y respuestas sobre datos de acuerdos. La empresa también está migrando hacia Elastic Cloud Serverless para una arquitectura nativa en la nube a escala.