Cómo Docusign Usa Elasticsearch para Potenciar la Gestión de Acuerdos con IA Generativa

Docusign procesa un volumen extraordinario de datos de acuerdos en su base de clientes de 1,6 millones de organizaciones. Antes de su plataforma IAM impulsada por IA, los usuarios buscaban habitualmente en sistemas desconectados —Google Drive, SharePoint, archivos de correo electrónico— para localizar un único acuerdo. Para un profesional de compras verificando si existía un NDA o confirmando términos de cumplimiento, esto podía significar horas de búsqueda manual en múltiples plataformas y leer documentos enteros para extraer una única cláusula relevante.

La brecha operativa era estructural. A medida que Docusign expandía su oferta más allá de la firma electrónica hacia la gestión completa del ciclo de vida de acuerdos, la empresa necesitaba una base de búsqueda capaz de manejar miles de millones de documentos a escala de producción mientras permitía a la IA extraer información específica del contenido. Ninguna base de datos de propósito general podía indexar y consultar a ese volumen con el rendimiento que exige la gestión de acuerdos. La solución necesitaba manejar la comprensión semántica, no solo la coincidencia de palabras clave.

Docusign construyó su repositorio Navigator sobre Elasticsearch, ejecutándose en Microsoft Azure. Elasticsearch indexa cada acuerdo almacenado en la plataforma, permitiendo a los usuarios hacer preguntas en lenguaje natural —“Encuentra todos los acuerdos con cláusulas de rescisión”— y recibir resultados instantáneos y contextualmente relevantes con contenido resaltado y contexto circundante. La plataforma Elastic también impulsa funciones proactivas: a medida que se acercan las fechas de renovación, el sistema identifica y notifica automáticamente a los clientes sobre próximos vencimientos, incluyendo la detección de servicios de proveedores no utilizados que los clientes están pagando pero que ya no usan.

Los resultados operativos son directos. Los clientes que antes pasaban horas localizando un único acuerdo bajo presión de plazo a las 9 PM ahora pueden recuperarlo en menos de un minuto. Los equipos legales y de compras de Docusign pueden completar tareas de investigación que antes llevaban horas en cuestiones de segundos. Financieramente, la identificación proactiva de renovaciones de Navigator ayuda a los clientes a evitar el desperdicio en contratos no utilizados y a capturar ahorros en servicios que han olvidado que están pagando.

Docusign está expandiendo activamente la capa de IA construida sobre Elasticsearch. El equipo de Hiral Shah está explorando la búsqueda semántica con la base de datos vectorial de Elasticsearch y las capacidades de RAG para habilitar flujos de trabajo de preguntas y respuestas sobre datos de acuerdos. La empresa también está migrando hacia Elastic Cloud Serverless para una arquitectura nativa en la nube a escala.