Cómo Mediq escaló la automatización en Europa con un Centro de Excelencia de UiPath

Mediq suministra productos médicos y servicios esenciales a hospitales, centros de cuidado, clínicas y pacientes en 14 países europeos. Operar a esta escala — en un entorno regulado donde la precisión en el cumplimiento de pedidos afecta directamente a la atención al paciente — genera una complejidad operativa sustancial. Las cadenas de suministro, el procesamiento de pedidos, los recursos humanos, las finanzas y los flujos de atención al cliente deben funcionar de forma fiable y consistente en distintos mercados, idiomas y entornos de sistemas.

Los experimentos de automatización en Mediq se remontan a 2018, cuando las primeras iniciativas de RPA demostraron que la automatización robótica de procesos podía reducir el esfuerzo manual en áreas concretas del negocio. Pero esos éxitos permanecieron locales. El conocimiento residía en personas específicas de países determinados, y las automatizaciones construidas para un mercado no se podían trasladar fácilmente a otro. Esta fragmentación limitó la capacidad de la organización para escalar sistemáticamente el valor demostrado de la automatización.

En 2024, Mediq estableció un Centro de Excelencia de automatización a nivel de grupo, trabajando estrechamente con UiPath y el partner de implementación Tacstone Technology para definir estándares de desarrollo, requisitos de documentación y estructuras de gobierno. El CoE pasó de la propiedad local a la capacidad compartida. Una migración paralela a la nube retiró la plataforma de automatización de los sistemas locales, creando una base más consistente para el desarrollo y las pruebas. Uno de los primeros despliegues importantes a través del CoE fue una solución de Document Understanding para el procesamiento de pedidos de venta: Mediq recibe grandes volúmenes de pedidos de compra en PDF de clientes institucionales en distintos formatos e idiomas, que históricamente requerían introducción manual de datos en SAP. La solución extrae campos clave, los valida contra los datos maestros de Mediq y aplica controles con intervención humana antes de contabilizar los pedidos, garantizando la precisión en un contexto donde los errores tienen consecuencias reales para la atención sanitaria.

Los resultados confirmaron el valor del enfoque estructurado: a finales de 2024 el CoE supervis aba 55 automatizaciones que ahorraron 55.000 horas de trabajo manual en un solo año. La solución de Document Understanding procesa más de 50.000 documentos al año con un 98% de precisión, con un 35% tramitado sin ninguna intervención manual. Más allá de la eficiencia, el proceso también detectó problemas de calidad de datos que hasta entonces habían pasado desapercibidos, mejorando las operaciones posteriores en la cadena de suministro y las finanzas.

Mediq está pilotando ahora la automatización agéntica mediante UiPath Agent Builder y Maestro para flujos de trabajo internos de RR.HH., probando cómo los agentes de IA pueden gestionar consultas no estructuradas de empleados que requieren tanto acceso al conocimiento como acciones de seguimiento. El enfoque es deliberadamente prudente, reflejo del entorno regulado en el que opera Mediq.