Cómo Polaris Transportation Group automatizó el 85% del despacho aduanero con UiPath

Polaris Transportation Group gestiona operaciones de carga transfronteriza entre Canadá y Estados Unidos en el mercado de carga parcial (LTL), uno de los segmentos más urgentes y con mayor intensidad documental en logística. Cada envío genera papeleo aduanero, datos de pedido y documentación de carga que debe procesarse con precisión y rapidez para mantener el movimiento de mercancías. En un mercado donde los competidores nativos digitales elevan el listón, el manejo manual de documentos era una desventaja estructural.

Antes de la automatización, los empleados de Polaris tocaban los documentos dos, tres o cuatro veces por envío y aun así cometían errores que degradaban la experiencia del cliente. La creación de pedidos a partir de correos electrónicos no estructurados llevaba entre 15 y 20 minutos por pedido. La documentación aduanera se procesaba manualmente, añadiendo retrasos a los envíos transfronterizos urgentes. La conciliación de conocimientos de embarque a nivel de remolque requería varias personas trabajando entre cinco y seis horas cada noche. El negocio funcionaba con personal cualificado realizando trabajo administrativo de bajo valor.

Polaris se asoció con qBotica, un proveedor de servicios gestionados, para desplegar automatización basada en la Plataforma UiPath en sus flujos operativos principales. Los documentos aduaneros se clasifican, validan y procesan automáticamente mediante el servicio Document AI de qBotica, impulsado por UiPath Document Understanding, con excepciones enrutadas al personal solo cuando es necesario. La automatización de creación de pedidos lee el correo entrante, extrae datos relevantes y crea pedidos de extremo a extremo cuando la información está completa. Los conocimientos de embarque que llegan con la carga se alinean automáticamente a los pedidos en el sistema de gestión de transporte, activando el despacho aduanero y la facturación mientras los envíos están aún en tránsito.

Los resultados fueron significativos en todos los flujos automatizados: el 85% de los documentos aduaneros se procesan automáticamente, el tiempo de creación de pedidos cayó de 15-20 minutos a menos de dos minutos, el 30% de los pedidos no requieren intervención humana, y la conciliación de conocimientos de embarque a nivel de remolque que llevaba varias horas ahora se completa en minutos. La mejora en precisión es igualmente notable: los documentos se procesan exactamente como se reciben, eliminando disputas causadas por errores de transcripción manual.

Polaris está ampliando ahora su base de automatización hacia la orquestación impulsada por IA para los flujos de cotización, utilizando la plataforma de agentes de qBotica construida sobre UiPath para evaluar solicitudes entrantes, aplicar lógica de precios dinámicos y responder a los clientes de forma más consistente. El desarrollo de automatización durante cinco años posiciona a Polaris para competir con plataformas de carga nativas digitales en capacidad operativa, no solo en escala de activos.